La simple “recolección” de tarjetas de visita no constituye un sistema eficaz de calificación e información.

Un sistema realmente eficaz consiste en el diseño y posterior cumplimentación de fichas-contacto durante la interacción con los visitantes.

Un posible esquema podría ser el siguiente:

- Nombre, empresa, dirección, Telf., fax, correo electrónico, sector, actividad.
- Producto o servicio por el cual está interesado.
- Problema concreto que quiere resolver.
- Cargo del visitante.
- Nombre de otras personas con influencia de compra.
- Presupuesto disponible y timing para la decisión de compra.
- Nombre de los competidores a los cuales está actualmente comprando. Nivel de satisfacción.
- Comentarios del cliente: objeciones, propuestas, sugerencias, etc.
- Acciones de seguimiento post-feria: el visitante requiere visita personal, envío de catálogos o muestras, llamada telefónica, etc.
- Datos del vendedor que atendió al cliente.
- Clasificación del cliente según sea excelente/bueno/medio:
o Excelente: interesado en comprar de inmediato.
o Bueno: interesado en comprar a corto-medio plazo.
o Aceptable: posible interés en el futuro.
- Actualmente es cliente de la empresa.
- Resultado de las acciones de seguimiento.

Una feria se prepara durante muchos meses, se desarrolla en pocos días y se explota a lo largo de varios años.

Un método habitual y práctico para planificar la participación en una feria es confeccionar un “check-list” con las principales actividades a realizar. El diseño del “check-list” podría ser el siguiente:

- Aproximadamente 1 año antes:
 Seleccionar el salón en función de los objetivos.
 Solicitar la documentación de participación.
 Reservar el espacio de exposición.
 Firmar y enviar el contrato de la organización.

- Aproximadamente 6 meses antes:
 Definir el material a exponer.
 Consultar y seleccionar el decorador / instalador del stand.
 Comprobar el presupuesto.
 Analizar y discutir el proyecto del stand con el diseñador / montador en función de objetivos y presupuesto.

- Aproximadamente 3 meses antes:
 Aprobar la maqueta y presupuesto del stand.
 Verificar los reglamentos técnicos de la feria.
 Diseñar el programa de desplazamiento del personal (viajes, hotel, desplazamientos locales, coste).
 Preparar las muestras y artículos publicitarios (concepto, encargo, fabricación).
 Reservar las plazas de avión y hotel.
 Controlar la fabricación de los elementos decorativos del stand (paneles, rótulos, fotografías, TV/vídeo…).
 Supervisar con el montador la contratación de electricidad, agua, gas, etc.
 Contratar servicios de feria: teléfono, fax, conexión a internet, limpieza, seguridad, azafatas, fotógrafo, etc.
 Redactar artículos de prensa. Elaborar dossier de prensa.
 Revisar el presupuesto. Verificar las desviaciones.

- Aproximadamente 2 meses antes:
 Contratar publicidad en prensa especializada.
 Supervisar la producción de folletos, catálogos y tarjetas de visitas.
 Comprobar la recepción de invitaciones, pases expositores, tarjetas de parking.
 Iniciar la campaña de captación de visitantes: telemarketing, mailings, visitas vendedores, etc.
 Intensificar contactos con la prensa (publicación de reportajes, novedades, artículos).
 Revisar el presupuesto.

- Aproximadamente 1 mes antes:
o Realizar el invetario del stand.
o Confirmar las reservas de avión y hotel.
o Comprobar la disponibilidad de materiales de promoción.
o Revisar el presupuesto.

- Aproximadamente 1 semana antes:
o Convocar una reunión con el personal del stand:
 Recordar los objetivos de participación.
 Asignar las tareas y responsabilidades.
 Repasar las técnicas de venta. Comportamiento en stand.
 Planificar los turnos y reuniones diarias de valoración.
 Estimular la fuerza de ventas. Fijar primas y compensaciones.

- Durante la feria:
o Es necesario mantener reuniones diarias con todo el personal del stand con el fin de contrastar opiniones, plantear objeciones, aclarar dudas, valorar los resultados y tomar las medidas necesarias para afrontar con éxito las próximas jornadas del salón.

Este “check-list” permite hacerse una idea global del extraordinario volumen de trabajo y tiempo que requiere la organización de un salón.