Una feria se prepara durante muchos meses, se desarrolla en pocos días y se explota a lo largo de varios años.
Un método habitual y práctico para planificar la participación en una feria es confeccionar un “check-list” con las principales actividades a realizar. El diseño del “check-list” podría ser el siguiente:
- Aproximadamente 1 año antes:
Seleccionar el salón en función de los objetivos.
Solicitar la documentación de participación.
Reservar el espacio de exposición.
Firmar y enviar el contrato de la organización.
- Aproximadamente 6 meses antes:
Definir el material a exponer.
Consultar y seleccionar el decorador / instalador del stand.
Comprobar el presupuesto.
Analizar y discutir el proyecto del stand con el diseñador / montador en función de objetivos y presupuesto.
- Aproximadamente 3 meses antes:
Aprobar la maqueta y presupuesto del stand.
Verificar los reglamentos técnicos de la feria.
Diseñar el programa de desplazamiento del personal (viajes, hotel, desplazamientos locales, coste).
Preparar las muestras y artículos publicitarios (concepto, encargo, fabricación).
Reservar las plazas de avión y hotel.
Controlar la fabricación de los elementos decorativos del stand (paneles, rótulos, fotografías, TV/vídeo…).
Supervisar con el montador la contratación de electricidad, agua, gas, etc.
Contratar servicios de feria: teléfono, fax, conexión a internet, limpieza, seguridad, azafatas, fotógrafo, etc.
Redactar artículos de prensa. Elaborar dossier de prensa.
Revisar el presupuesto. Verificar las desviaciones.
- Aproximadamente 2 meses antes:
Contratar publicidad en prensa especializada.
Supervisar la producción de folletos, catálogos y tarjetas de visitas.
Comprobar la recepción de invitaciones, pases expositores, tarjetas de parking.
Iniciar la campaña de captación de visitantes: telemarketing, mailings, visitas vendedores, etc.
Intensificar contactos con la prensa (publicación de reportajes, novedades, artículos).
Revisar el presupuesto.
- Aproximadamente 1 mes antes:
o Realizar el invetario del stand.
o Confirmar las reservas de avión y hotel.
o Comprobar la disponibilidad de materiales de promoción.
o Revisar el presupuesto.
- Aproximadamente 1 semana antes:
o Convocar una reunión con el personal del stand:
Recordar los objetivos de participación.
Asignar las tareas y responsabilidades.
Repasar las técnicas de venta. Comportamiento en stand.
Planificar los turnos y reuniones diarias de valoración.
Estimular la fuerza de ventas. Fijar primas y compensaciones.
- Durante la feria:
o Es necesario mantener reuniones diarias con todo el personal del stand con el fin de contrastar opiniones, plantear objeciones, aclarar dudas, valorar los resultados y tomar las medidas necesarias para afrontar con éxito las próximas jornadas del salón.
Este “check-list” permite hacerse una idea global del extraordinario volumen de trabajo y tiempo que requiere la organización de un salón.
